Είναι συνηθισμένο μία εταιρεία να αποστέλει τις παραγγελίες της και την τιμολόγηση να την ολοκληρώνει η κύρια φαρμακαποθήκη (πχ ΜΕΦΑΛ, ΚΕΔΙΦΑΠ). Αυτή είναι μία τριγωνική συναλλαγή ή ένα παραστατικό Different και γίνεται σε δύο βήματα:
- Το πρώτο παραστατικό είτε κατεβαίνει αυτόματα από την φαρμακαποθήκη, είτε το καταχωρείτε εσείς χειροκίνητα. Θα πρέπει να το καταχωρήσετε στη σειρά 2420 – Goods Receipt Note (GRN) στα στοιχεία του αρχικού προμηθευτή που σας αποστέλει τα είδη και στην ημερομηνία που έρχονται τα είδη στην επιχείρησή σας. Χρήσιμο είναι επίσης, στο tab Παράδοση διακίνηση, να καταχωρήσετε ότι το συγκεκριμένο παραστατικό θα τιμολογηθεί από την κύρια φαρμακαποθήκη σας. Η συγκεκριμένη σειρά ενημερώνει μόνο το απόθεμα και όχι την αξία.
- Όταν τιμολογηθεί η παραγγελία από τη φαρμακαποθήκη, μετασχηματίζετε το αρχικό παραστατικό στη σειρά 2421 – Purchase Invoice of GRN, επιλέγοντας τον προμηθευτή που σας τιμολογεί. Στο υπό έκδοση παραστατικό διορθώνετε τις εμφανιζόμενες αξίες και τη συνολική έκπτωση, ώστε να συμφωνεί με το ποσό που αναγράφει το έντυπο παραστατικό. Η συγκεκριμένη σειρά ενημερώνει μόνο την αξία και όχι την ποοσότητα. Παρότι το Soft1 καταχωρεί τη σύνδεση του αρχικού με το τελικό παραστατικό, χρήσιμο είναι να καταγράφεται στην Αιτιολογία του νέου παραστατικού, ότι αφορά το παραστατικό άλλου προμηθευτή.
Με αυτό τον τρόπο καταχωρείται ξεχωριστά η εισαγωγή του είδους στο στοκ σας και ξεχωριστά η τιμολόγησή του.
Βήμα 1 – Α: Καταχώρηση του παραστατικού στη σειρά 2420
Βήμα 1 – Β: Στην παράδοση/διακίνηση ορισμός ότι θα τιμολογηθεί από την κύρια φαρμακαποθήκη