Α. Καταχώρηση παραγγελίας πελάτη στο σύστημα
Όταν ένας πελάτης έρχεται στο φαρμακείο για να παραγγείλει κάτι, επιλέγετε τη σειρά 1412 – Retail Order (1) από τη Λιανική PharmacyOne και στη συνέχεια επιλέγετε τον πελάτη (2). Όπως παρατηρείτε, έχει προεπιλεγεί σαν τρόπος πληρωμής το Credit (3).
Εισάγετε τα είδη που θέλει να παραγγείλει (5) και μπορείτε να συμφωνήσετε σε ενδεχόμενη έκπτωση ανά είδος (6), ή συνολικά στο παραστατικό (7 και 8).
Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε και οποιαδήποτε παρατήρηση (πχ “Να τον πάρουμε τηλ, μόλις έρθει”) στο πεδίο Αιτιολογία, που βρίσκεται στην καρτέλα “Στοιχεία παραστατικού” (4) και επιλέγετε Καταχώρηση.
Εικόνα 1
Η παραγγελία έχει καταχωρηθεί ονομαστικά στον πελάτη.
Προσοχή: Σε περίπτωση που επιθυμείτε να προπληρωθείτε από τον πελάτη για την παραγγελία του, είτε με κάποια προκαταβολή, είτε με όλο το ποσό, συνίσταται να το κάνετε με ξεχωριστή ενέργεια, σαν είσπραξη πελάτη, για να είναι ανεξάρτητη ενέργεια, σε περίπτωση που δεν έρθει κάποιο είδος της παραγγελίας, ή δεν αλλάξει κάτι στην όλη συναλλαγή.
Β. Παραγγελία στον προμηθευτή
Κατά την διαδικασία της παραγγελιοληψίας, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανιστούν είτε μόνο τα είδη που έχει παραγγείλει κάποιος πελάτης (επιλογή παραγγελίας βάση: Παραγγελίες πελάτη μόνο), είτε συνδυαστικά και με τα πωληθέντα είδη (επιλογή παραγγελίας βάση: Πωλήσεις & παραγγελίες πελάτη).
Εικόνα 2
Στα αποτελέσματα που προτείνονται γαι παραγγελία, μπορείτε να δείτε και τον αριθμό των ειδών που υπάρχουν σε παραγγελίες πελάτη στο ημερολογιακό διάστημα που έχετε επιλέξει. Η πληροφορία αυτή εμφανίζεται στο πεδίο Ποσ. παρ. πελατών, οπότε μπορείτε να ολοκληρώσετε την παραγγελία και με αυτά.
Εικόνα 3
Γ. Παραλαβή από τον προμηθευτή
Κατά την παραλαβή της παραγγελίας από τον προμηθευτή, μπορείτε να ανατρέξετε στην εργασία Παραγγελίες πελάτη (μενού PharmacyOne/Παραγγελία) και να εμφανίσετε όλες τις ενεργές παραγγελίες πελατών, με ανάλυση είδους.
Στο συγκεκριμένο ευρετήριο εμφανίζονται αναλυτικά οι ενεργές παραγγελίες, το όνομα του πελάτη, το είδος και η ποσότητα που έχει παραγγείλει, το σχόλιο που θέσατε κατά την παραγγελία, καθώς και ο χρήστης που έκανε την καταχώρηση. Τη λίστα αυτή μπορείτε και να την εκτυπώσετε, με τη διαδικασία εκτύπωσης ευρετηρίων του Soft1.
Εικόνα 4
Δ. Παραλαβή της παραγγελίας από τον πελάτη και ολοκλήρωση της διαδικασίας
Όταν έρθει στο φαρμακείο ο πελάτης, μπορείτε να τον επιλέξετε, από τη Λιανική PharmacyOne και στη συνέχεια να πατήσετε την επιλογή Προκαταβολές/Παραγγελίες.
Εικόνα 5
Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγετε την παραγγελία που σας ενδιαφέρει και πατάτε ΟΚ.
Εικόνα 6
Η παραγγελία εμφανίζεται και η σειρά έχει μετατραπεί σε 1423 – Retail Reciept, για να προχωρήσετε σε έκδοση απόδειξης. Έχουν μεταφερθει αυτόματα οι εκπτώσεις και τα σχόλια της παραγγελίας.
Σε περίπτωση που ο πελάτης είχε δώσει κάποια προκαταβολή ή είχε προπληρώσει την παραγγελία, το ποσό αυτό εμφανίζεται στο πεδίο με το Χρηματικό Υπόλοιπο, έχοντας και την κατάλληλη χρωματική ένδειξη.
Προσοχή: Θα πρέπει να μην αμελήσετε να επιλέξετε τρόπο πληρωμής, γιατί έρχεται προεπιλεγμένο το Credit.
Επιπλέον, θα πρέπει να ελέγξετε τα είδη που δίνετε στον πελάτη και να επιλέξετε την παρτίδα, για να γίνει η ανάλωση του αποθέματος σωστά.
Εικόνα 7
Σε περίπτωση που κάποια παραγγελία πελάτη δεν ολοκληρωθεί, για οποιοδήποτε λόγο, συνίσταται να διαγράψετε την παραγγελία, για να μη δεσμεύεται το απόθεμα.