Κατά την καταχώρηση Αποδείξεων και Τιμολογίων που εξοφλούνται με Πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να ακολουθείται μία συγκεκριμένη διαδικασία για να εξασφαλίζετε ότι γίνεται σωστή καταγραφή της πράξης και στο SoftOne ERP.
Περιπτώσεις με διασύνδεση POS (μηχανής καρτών) με το ERP
Για τα φαρμακεία που έχουν προχωρήσει στη διασύνδεση της μηχανής καρτών με το ERP:
- Με την επιλογή του κουμπιού «Πληρωμή», το ποσό μεταφέρεται αυτόματα από το ERP στη μηχανή καρτών.
- Με την ολοκλήρωση της συναλλαγής, πραγματοποιείται και η σωστή καταχώρηση του παραστατικού.
- Ο τρόπος πληρωμής ενημερώνεται αυτόματα και σωστά στο σύστημα.
Περιπτώσεις χωρίς διασύνδεση POS με το ERP
(ή αν δεν επιλέγεται για πληρωμή με κάρτα, το κουμπί «Πληρωμή» μέσα από την Απόδειξη, αλλά καταχωρείται απευθείας η Απόδειξη με το κουμπί «Καταχώριση» και παράλληλα πληκτρολογείται manually το ποσό απευθείας στο POS)
Για τα φαρμακεία όπου η μηχανή καρτών δεν είναι συνδεδεμένη με το ERP και το ποσό το πληκτρολογείτε χειροκίνητα :
- Το ERP δεν ενημερώνεται αυτόματα για τον σωστό τρόπο πληρωμής.
- Υπάρχει αυξημένος κίνδυνος λανθασμένης καταχώρησης (π.χ. μετρητά (cash) αντί για κάρτα (credit card) ).
- Το Z report ενδέχεται να εμφανίζει λανθασμένα ποσά ανά τρόπο πληρωμής, επηρεάζοντας παράλληλα την εικόνα του Ταμείου.
Συστάσεις / Οδηγίες
- Προτείνεται η διασύνδεση της μηχανής καρτών με το ERP, ώστε να διασφαλίζεται η αυτόματη και ορθή ενημέρωση των συναλλαγών.
- Σε περιπτώσεις μη διασύνδεσης:
- Να γίνεται ιδιαίτερος έλεγχος κατά την επιλογή του τρόπου πληρωμής στο παραστατικό.
- Να επιβεβαιώνεται ότι ο τρόπος πληρωμής που καταχωρείται στο ERP συμφωνεί με τη συναλλαγή στη μηχανή καρτών.
- Να πραγματοποιείται τακτικός έλεγχος των αναφορών (Z report) για τον εντοπισμό πιθανών αποκλίσεων.
- Να πραγματοποιείται ημερήσιο έλεγχο ταμείου για την διόρθωση τυχόν προβλημάτων. Χρησιμοποιείστε το ευρετήριο από τις Ειδικές πελατών SOCY-CUSTOMERS-COLLECTION
Η σωστή καταγραφή του τρόπου πληρωμής είναι κρίσιμη για την ακρίβεια των οικονομικών στοιχείων και των αναφορών σας (REPORTS)